OD โครงการ 1 : เหมาะกับหน่วยงานที่จัดโอดีกับเราเป็นครั้งแรก
OD โครงการ 2 : เหมาะกับหน่วยงานที่เคยจัดโครงการ 1 ไปแล้ว
และสนใจจะพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง
OD โครงการ 3 : เหมาะกับหน่วยงานที่เคยจัดโครงการ 1-2 ไปแล้ว
และสนใจจะพัฒนาองค์กรอย่างเข้มข้น
ปัจจุบัน ถ้าพูดถึงคำว่า "OD" หรือ "Organization Development" แล้ว ใครไม่รู้จักหรือทำเป็นงง ก็คงต้องบอกว่า “เชยมากๆ” โดยเฉพาะในวงการสาธารณสุขไทย เพราะเราได้ยินคำนี้มาไม่ต่ำกว่า 20 ปีเห็นจะได้ ซึ่งทางภาคเอกชนมักจะเรียกว่า “กิจกรรมพัฒนาทีมงาน หรือ Team Building” นั่นเอง (ที่จริงแล้ว คำว่า “Team Building” น่าจะเป็นเพียงส่วนหนึ่งของคำว่า Organization Development ซะมากกว่า เพราะODนั้นไม่ได้พัฒนาแค่เรื่องการทำงานเป็นทีมเท่านั้น ยังเน้นการพัฒนาตัวเราในฐานะปัจเจกบุคคลอีกด้วย แต่เอกชนเขามีคำนี้คำเดียวที่ดูจะใกลัเคียงมากที่สุด ก็เลยจำเป็นต้องใช้คำนี้ครับ) ถึงแม้ว่าเราจะรู้จักคำนี้มานานแล้วก็ตาม แต่ทุกๆครั้งที่เราคิดจะจัด "OD"เราก็ยังต้องเจอกับปัญหาต่างๆมากมาย อีกทั้งองค์กรจำนวนหนึ่ง ก็มักจะเกิดคำถามทั้งก่อนจัดหรือแม้แต่หลังจัดไปแล้วก็ตามว่า.. "ทำODไปแล้ว มันจะได้ประโยชน์คุ้มค่ากับงบประมาณที่เสียไปหรือเปล่า ?"
"ที่ทำไปแล้วเนี่ย มันถูกทางหรือเปล่า ?"
"ทำไม ? บางคนไปมาแล้วไม่เห็นดีขึ้นเลย เลวยังไงก็ยังเลวเหมือนเดิม"
"ทำODแล้ว บรรยากาศดีขึ้นก็จริง แต่ก็ดีได้พักเดียว 2-3 เดือนก็กลับไปเป็นเหมือนเดิม แล้วจะทำไปทำไมให้สิ้นเปลือง ?”
และคำถามอื่นๆอีกมากมาย
วันนี้ผมจะขอชี้แจงในฐานะของคนที่เคยอยู่ทั้งฝั่งผู้เข้าสัมมนา ผู้จัดการสัมมนา รวมทั้งในฐานะวิทยากรที่ต้องตอบคำถามเหล่านี้อยู่เป็นประจำ เพื่อให้ท่านมีความเข้าใจมากขึ้นและสามารถตอบผู้บริหารได้ ในกรณีที่ท่านต้องตกกระไดพลอยโจน กลายเป็นผู้ที่ต้องรับผิดชอบการจัดกิจกรรมODไปซะเอง หรือ ถ้าท่านเป็นผู้บริหารองค์กร ก็จะได้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้นว่า "องค์กรของท่านมีความจำเป็นที่จะต้องจัดกิจกรรมODหรือไม่ ? เมื่อไหร่ ? อย่างไร ? โดยใคร(ทีมวิทยากร) ? และที่ไหน ?”
อันที่จริงแล้ว เราอาจจะใช้คำว่า "OD" กันพร่ำเพรื่อไปซักหน่อย เหมือนกับคำว่า"เศรษฐกิจพอเพียง" ที่คนส่วนใหญ่ชอบใช้โดยไม่เข้าใจความหมายที่แท้จริง เช่นเดียวกับคำว่า "OD" หรือ "Organization Development" ซึ่งในความหมายที่แท้จริงแล้วมีความลึกซึ้งอยู่ไม่น้อย ไม่ใช่แค่การรวมกลุ่มไปเที่ยวด้วยกัน 2-3 วัน มีกิจกรรมสันทนาการร่วมกันนิดหน่อยในช่วงกลางวัน (ไม่ว่าจะในห้องหรือนอกห้องสัมมนาก็ตาม) ตกเย็นเฮฮาปาร์ตี้ ค่ำๆดื่มเหล้า ร้องคาราโอเกะ ดึกนั่งเล่นไพ่ วันรุ่งขึ้นทัศนศึกษา (แวะเที่ยวระหว่างทางขากลับและซื้อของฝาก) แบบนี้เราไม่เรียกว่า "OD" หรอกครับ เข้าข่าย "ฉิ่งฉับทัวร์" ซะมากกว่า
ถ้าเราจะให้คำนิยามคำว่า "OD" อย่างถูกต้องและครบถ้วนแล้วล่ะก็ เราคงต้องบอกว่า... OD (Organization Development) หรือที่หน่วยงานภาคเอกชนเขารู้จักกันในชื่อว่า "Team Building" นั้น ความหมายของมัน ก็คือ "การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมของคนในองค์กรให้เป็นพฤติกรรมที่พึงประสงค์ โดยใช้กระบวนการทางด้านพฤติกรรมศาสตร์ในการจัดสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการปรับเปลี่ยนความคิดและทัศนคติ ซึ่งมุ่งเน้นการปรับเปลี่ยนความคิดและทัศนคติของตนเองเป็นสำคัญ"
เพราะฉะนั้น ในการไปODแต่ละครั้ง ประโยชน์ที่แท้จริงของODจึงไม่ใช่การที่เราสามารถเปลี่ยนแปลงคนอื่นได้ แต่กลับเป็นการที่เราสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเองได้ต่างหาก ดังนั้น เวลาที่เรากลับจากODแล้ว แต่เรากลับมีความรู้สึกว่า"ทำไมคนนั้นคนนี้ไม่เห็นจะเปลี่ยนเลย คนที่เลวยังไงก็เลวยังงั้น" แสดงว่าคนที่ไม่เปลี่ยนแน่ๆคนหนึ่ง ก็คือ"เรา" เพราะถ้าเรามีการเปลี่ยนแปลงความคิดและทัศนคติในทางที่ดีขึ้น เราจะมองเห็นสิ่งดีๆในตัวผู้อื่นได้มากขึ้น แม้ว่าเขาจะยังไม่ได้เปลี่ยนแปลงอะไรเลยก็ตาม และก่อนที่เราจะมานั่งสงสัยว่า ทำไมไปทำODมาแล้ว มันถึงไม่ได้ผล ? หรือที่เราทำเนี่ย มันมาถูกทางหรือเปล่า ? เราคงต้องถามคำถามบางคำถามเสียก่อน นั่นคือ...
เราคงต้องตอบให้ได้ว่า เหตุผลที่แท้จริงที่เราต้องทำODคืออะไร ? เพราะมันมีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กรมากที่สุด ต้องให้แน่ใจว่ามันมีเหตุผลที่เหมาะสมจริงๆ ไม่ใช่เพราะมันเป็นประเพณีที่ต้องทำทุกปี เพราะเงินเหลือ หรือ เพราะหน่วยงานข้างๆเขาเพิ่งไปทำกันมา ฯลฯ
ถ้าจะสรุปเหตุผลจริงๆที่ทำให้เราต้องทำOD ก็น่าจะเป็นเหตุผลต่อไปนี้ครับ..
- บรรยากาศในองค์กรยังดีอยู่ แต่ต้องการรักษาบรรยากาศที่ดีไว้ให้เท่าเดิมหรือดีขึ้น ปกติของเดิมบุคลากรก็รักใคร่กลมเกลียวกันดีอยู่แล้ว ถ้อยทีถ้อยอาศัย ช่วยเหลือเกื้อกูลกันเป็นอย่างดี (ซึ่งโดยทั่วไปแล้ว องค์กรแบบนี้หายากมากๆครับ) แต่ต้องการรักษาบรรยากาศระดับนี้ไว้หรือให้ดีขึ้นอีกเพียงเล็กน้อยก็พอ แบบนี้จะใช้ทีมวิทยากรมือใหม่ที่ประสบการณ์ไม่มากนักก็ยังพอไหว หรืออาจใช้แค่บริการของฉิ่งฉับทัวร์ (ไกด์ของบริษัททัวร์)มาจัดกิจกรรมสันทนาการให้ก็พอได้ หรือเราจะใช้ทีมสันทนาการของหน่วยงานเราเองก็คงไม่มีปัญหาอะไร
- คนในองค์กรขาดความสามัคคี เกิดความแตกแยกเป็นก๊กเป็นเหล่า แบ่งเป็นฝักเป็นฝ่าย พวกแกพวกฉัน หวาดระแวงกันตลอดเวลา ถ้าเป็นแบบนี้เราคงต้องใช้มืออาชีพที่มีประสบการณ์จึงจะได้ผลครับ ถ้าเอามือใหม่หรือฉิ่งฉับทัวร์มาทำให้ ส่วนใหญ่แล้วสถานการณ์มักจะเลวร้ายกว่าเดิมครับ สู้ไม่ทำจะดีกว่า!
- ทัศนคติของคนในองค์กรเป็นลบหรือขาดขวัญกำลังใจ ไม่ว่าจะเป็นทัศนคติหรือกำลังใจในการดำเนินชีวิต ในการทำงานร่วมกัน ในการให้บริการ ฯลฯ แบบนี้ก็ต้องใช้มืออาชีพเช่นกันครับ
- องค์กรกำลังอยู่ในช่วงหัวเลี้ยวหัวต่อของการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญๆ ซึ่งมีผลกระทบกับคนในองค์กรทั้งหมด เช่น ช่วงที่โรงพยาบาลเริ่มทำ HA (Hospital Accreditation) ใหม่ๆ, ช่วงที่กำลังจะรับการAccredit หรือ ช่วงที่ต้อง Re-Accredit ฯลฯ เพราะเป็นช่วงที่ต้องทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในระยะเวลาอันสั้น สำหรับสถานการณ์นี้ท่านคงพอจะเดาได้ใช่ไหมครับว่า ต้องเป็นทีมวิทยากรที่มีประสบการณ์และได้รับการยอมรับในระดับหนึ่งจึงจะเอาอยู่
- องค์กรที่ประสบความสำเร็จมาซักระยะหนึ่ง แต่คนในองค์กรส่วนใหญ่เริ่มหมดไฟ มีคนเคยกล่าวว่า "ไม่มีสิ่งใดที่จะล้มเหลวได้มากเท่ากับความสำเร็จอีกแล้ว" หลายท่านอาจจะยังงงๆกับประโยคดังกล่าว แต่มันก็เป็นความจริงครับ หรือคำกล่าวที่ว่า "Good is the enemy of better" เหตุผลก็เพราะว่า เวลาที่เราสามารถบรรลุเป้าหมายบางอย่างได้ เรามักจะมีความรู้สึกว่า "เฮ้อ!..ถึงซะที" หลังจากนั้น เราก็จะโอบกอดความสำเร็จนั้นไว้ตลอดเวลาและไม่คิดจะเปลี่ยนแปลงอะไรอีกเลย เพราะรู้สึกว่าเราได้มาถึงเส้นชัยแล้ว ซึ่งเราจะสังเกตได้ว่า เราจะรู้สึกดีในช่วงแรกๆเท่านั้น (Honeymoon Period) หลังจากนั้น บรรยากาศในองค์กรมันจะดูเนือยๆ ไม่คึกคักเท่าที่ควร ชีวิตเหมือนผ่านไปวันๆ ขาดความตื่นเต้นท้าทาย เบื่อๆ เซ็งๆ จะทำงานอะไรก็ไม่ค่อยคืบหน้า มันก็เหมือนกับการที่ช่างตีเหล็กต้องตีเหล็กตอนที่มันเย็นนั่นแหละครับ จะตีให้เป็นรูปอะไรมันก็ยาก สิ่งที่เขาจะทำก็คือ เอาเหล็กนั้นไปเผาไฟให้ร้อนได้ที่เสียก่อน แล้วถึงค่อยตีมัน ตอนนี้อยากจะตีให้เป็นหม้อ เป็นมีด หรือเป็นดาบ ก็สามารถทำได้ดังใจปรารถนา ดังนั้น หากองค์กรตกอยู่ในสถานการณ์แบบนี้ เราคงต้องเลือกใช้วิทยากรที่มีประสบการณ์และมีความสามารถในการปลุกเร้าให้เกิดความกระตือรือร้น สามารถสร้างแรงบันดาลใจให้ผู้เข้าสัมมนาเกิดการตั้งเป้าหมายใหม่ๆในการทำงานหรือแม้แต่ในการดำเนินชีวิต จึงจะได้ผลครับ
- องค์กรกำลังมีเป้าหมายใหม่ที่ใหญ่และยากขึ้น เช่น จากโรงพยาบาลที่ผ่าน HA แล้ว และกำลังต้องการเข้าสู่การรับรองมาตรฐาน JCI (Joint Commission International) เป็นต้น สถานการณ์นี้ก็คงไม่ต่างจากสถานการณ์ที่แล้วซักเท่าไหร่ เพราะเป็นช่วงที่จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงในวงกว้างและส่งผลกระทบต่อบุคลากรทุกระดับ เพียงแต่จะมีความยุ่งยากซับซ้อนมากกว่า เพราะอย่าลืมว่า องค์กรเพิ่งจะได้รับความสำเร็จมาหมาดๆ กลิ่นไอของความสำเร็จยังไม่จางเลย นี่จะต้องเหนื่อยกันอีกแล้วเหรอ คงจะมีคำถามมากมายจากผู้ปฏิบัติ ซึ่งบางครั้งผู้บริหารเองก็อธิบายไม่ไหว แถมพูดไปก็เข้าเนื้อ เพราะถือว่าเป็นคนที่มีผลประโยชน์ทับซ้อน(Conflict of Interest) ดังนั้น จึงอาจถูกมองว่าเป็นการสร้างผลงานของผู้บริหารเอง ทั้งๆที่ทำไปด้วยเจตนาบริสุทธิ์ที่ต้องการจะเห็นองค์กรเกิดการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งสถานการณ์แบบนี้จำเป็นต้องใช้วิทยากรที่มีทั้งประสบการณ์ในการทำODระดับมืออาชีพและยังต้องมีความเข้าใจในเรื่องการบริหารองค์กรอีกด้วย
พอจะเห็นแล้วนะครับว่า เหตุผลแต่ละเหตุผลที่ทำให้เราต้องจัดกิจกรรม OD นั้น บางครั้งก็อาจต้องใช้วิทยากรที่มีคุณสมบัติแตกต่างกันบ้าง แต่สำหรับวิทยากรที่เป็นมืออาชีพจริงๆแล้ว ไม่ว่าองค์กรของท่านจะมีเหตุผลอะไรในการจัด OD ก็ตาม เขาก็จะสามารถจัดรูปแบบและกิจกรรมให้เหมาะสมกับเหตุผลและความต้องการขององค์กรท่านได้อยู่ดีครับ ก็เหมือนกับคุณหมอนั่นแหละครับ เขาก็จะต้องรู้เสียก่อนว่า ท่านป่วยเป็นโรคอะไร ซึ่งอาจจะต้องมีการซักประวัติ ตรวจร่างกาย และอาจจะต้องมีการตรวจทางห้องปฏิบัติการเพิ่มเติม(ถ้าจำเป็น) เมื่อได้ข้อมูลทั้งหมดแล้วคุณหมอจึงจะสามารถวินิจฉัยได้อย่างถูกต้อง และนำไปสู่การให้การรักษาที่เหมาะสม
การทำ OD ก็เช่นกันครับ วิทยากรต้องวินิจฉัยให้ได้เสียก่อนว่า องค์กรของท่านมีปัญหาอะไร เพราะการทำ OD ที่ดี จะต้องจัด Interventions ( กิจกรรมต่างๆที่เราบรรจุไว้ในโปรแกรม ) ให้เหมาะสมกับสภาพปัญหาและความต้องการของหน่วยงานนั้นๆ ไม่เช่นนั้นก็เหมือน " เกาไม่ถูกที่คัน " ครับ
หลังจากที่เราได้เหตุผลที่แท้จริงแล้ว ว่า " ทำไมเราถึงต้องทำOD ? " คำถามต่อไปที่เราต้องถาม ก็คือ...
นี่ก็เป็นปัญหา Classic อีกปัญหาหนึ่งครับที่ผู้รับผิดชอบโครงการต้องปวดเศียรเวียนเกล้า เพราะไม่รู้จะเลือกทีมวิทยากรทีมไหนดี มันเยอะแยะไปหมด หรือบางทีมดีมากแต่ก็เคยใช้บริการกันไปแล้ว เลยไม่อยากใช้ซ้ำ ทำให้ต้องหาทีมวิทยากรทีมใหม่ทุกครั้งที่ต้องทำ OD ผมขอเสนอประเด็นในการพิจารณาทีมวิทยากร OD ที่เหมาะสมให้ครับ ว่าเราต้องดูอะไรบ้าง สิ่งที่เราต้องพิจารณาในการเลือกทีมวิทยากร OD ที่เหมาะสม มีดังนี้
2.1 ประสบการณ์ของทีมวิทยากร ความจริงเราได้พูดกันไปบ้างแล้วก่อนหน้านี้ (ข้อ.1) ว่าเราควรเลือกวิทยากรที่มีประสบการณ์ขนาดไหน อย่างไร เมื่อไหร่ต้องใช้มืออาชีพ เมื่อไหร่ที่เราสามารถใช้วิทยากรมือใหม่หัดขับหรือพวกฉิ่งฉับทัวร์ (ไกด์ของบริษัททัวร์ทั้งหลาย) ได้ ซึ่งค่าใช้จ่ายจะถูกกว่าและความสนุกสนานก็อาจจะไม่แพ้กัน แต่อาจไม่ตอบโจทย์ปัญหาที่องค์กรต้องการแก้ไขก็ได้ ทำให้ผู้จัดถูกผู้เข้าสัมมนาต่อว่าหรือถูกผู้บริหารตำหนิ โรงพยาบาลเสียงบประมาณไปมากมาย เสียเวลาทำงาน เสียเวลาพักผ่อนไปอีก 2-3 วัน และที่สำคัญคือ เสียความรู้สึก ซึ่งผมคิดว่ามันไม่คุ้มกันเลย
2.2 ความสนใจในปัญหา/เหตุผลในการจัดOD ผมคิดว่าการทำOD ก็เหมือนกับการหาเสื้อผ้าใส่นั่นแหละครับ ถึงเสื้อผ้าสำเร็จรูป(เสื้อโหล)อาจจะซื้อหาได้สะดวก ไม่ต้องเสียเวลารอคอย แถมยังมีราคาย่อมเยาอีกต่างหาก แต่เสื้อผ้าที่ได้รับการตัดเย็บจากช่างตัดเย็บเสื้อผ้ามืออาชีพ ที่มีการวัดสัดส่วนของเราอย่างพิถีพิถันก่อนที่จะทำการตัดเย็บอย่างประณีต น่าจะทำให้เราได้เสื้อผ้าที่สวมสบาย สมส่วน และดูสวยงามมีสง่าราศีมากกว่านะครับ วันนี้ถ้าท่านได้มีโอกาสติดต่อกับทีมวิทยากรทีมใดก็ตาม แล้วเขาไม่คิดที่จะถามด้วยซ้ำว่า ทำไมองค์กรของท่านถึงคิดจะทำOD หรือ ปัญหาอะไรที่องค์กรของท่านต้องการให้แก้ไข ก็แสดงว่า กิจกรรมและเนื้อหาในหลักสูตรของทีมวิทยากรทีมนั้นก็คงจะเหมือนๆกัน ไม่ว่าจะเป็นการทำODให้องค์กรใดๆก็ตาม(เสื้อโหล) ซึ่งถ้าโชคดี ก็อาจจะตรงกับปัญหาหรือความต้องการขององค์กรอยู่บ้าง แต่อย่างไรก็ตาม มันก็ไม่ครอบคลุมอยู่ดี หรือถ้าโชคร้ายกว่านั้น ก็คือ กิจกรรมที่ทำนั้นไม่ตรงกับปัญหาหรือความต้องการขององค์กรของท่านเลยแม้แต่น้อย..ผลลัพธ์จะเป็นอย่างไร ท่านคงพอนึกออกใช่ไหมครับ!
2.3 ประสบการณ์และความเชี่ยวชาญในประเด็นหรือปัญหาที่เราต้องการแก้ไข ยกตัวอย่างเช่น ถ้าประเด็นนึงที่เราต้องการ คือ "การทำงานเป็นทีม" ทีมวิทยากรที่เราเชิญมาก็ควรจะต้องแสดงให้เราได้เห็นถึงการทำงานเป็นทีมแบบมืออาชีพของทีมวิทยากรด้วยเช่นกัน ไม่ใช่แค่เชี่ยวชาญแค่ทฤษฏีเท่านั้น แต่โชคร้ายที่เราจะเห็นการทำงานเป็นทีมของเขาได้ก็ต่อเมื่อได้เชิญเขามาทำODให้หน่วยงานของเราแล้ว ซึ่งก็คงจะแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนอะไรไม่ได้แล้ว แต่ก็พอจะมีทางออกอยู่บ้างครับ โดยการลองสืบดูว่า เขาเคยเป็นวิทยากรให้กับหน่วยงานใดที่เรารู้จักบ้าง โทรไปสอบถามดูก็จะรู้ความจริงครับ ส่วนกรณีที่เป็นวิทยากรท่านเดียว(ศิลปินเดี่ยว) ก็อาจจะดูได้ยากสักหน่อย แล้วเราจะสังเกตได้อย่างไร เราก็อาศัยหลักในการสังเกตแบบเดียวกันครับ เพียงแต่ ให้สังเกตรูปแบบ/วิธีการที่เขาทำงานร่วมกับทีมผู้จัด โดยดูจากการประสานงาน การมอบหมายงาน การรับฟังความคิดเห็นของผู้จัด และอื่นๆที่เป็นคุณลักษณะของการทำงานเป็นทีมที่ดีนั้น เขาได้ปฏิบัติสิ่งเหล่านั้นหรือไม่ ซึ่งเราอาจจะสอบถามถึงวิธีการทำงานของวิทยากรท่านนั้นๆได้จากหน่วยงานที่เคยเชิญมาแล้วก็ได้ เพราะประเด็นนี้ ก็เป็นประเด็นที่มีความสำคัญมากๆ จากประสบการณ์ที่ผมเคยจัดสัมมนามา เคยเจอเหมือนกันครับที่เราเชิญวิทยากรบางท่านที่มีชื่อเสียงในเรื่องESBมาเป็นวิทยากรให้เรา แต่เรากลับพบว่าวิทยากรท่านนั้น เป็นคนเอาแต่ใจตัวเอง การแสดงออกทางสีหน้าท่าทางเวลาที่ไม่พอใจ ก็ไม่คำนึงถึงความรู้สึกของคนที่ต้องประสานงานด้วย การถามคำถามในห้องสัมมนาบางครั้งทำให้ผู้เข้าสัมมนารู้สึกเป็นพวก"เบาปัญญา"เลยทีเดียว ถึงขนาดที่ว่า ผู้เข้าสัมมนาบางท่านประกาศเลยว่า"ถ้าเชิญวิทยากรท่านนี้มาอีก จะไม่ยอมเข้าสัมมนาเด็ดขาด"
2.4 ใช้ทีมวิทยากรซ้ำได้หรือไม่ ประเด็นนี้คงต้องพิจารณาเป็นกรณีๆไป ถ้าวิทยากรทีมใดที่ท่านมีความรู้สึกประทับใจกับการทำ OD ในครั้งก่อนๆ แล้วยังมีหลักสูตรต่อยอดที่สามารถจัดสัมมนาให้เกิดความต่อเนื่องได้ หรือ สามารถปรับรูปแบบ/กิจกรรมให้สอดคล้องกันปัญหาของหน่วยงานของเราได้ คงไม่มีปัญหาอะไรถ้าจะใช้ซ้ำ แต่ถ้าเป็นหลักสูตรเดิมๆเนื้อหาเดิมๆก็คงไม่น่าสนใจเท่าไหร่ แบบนี้เปลี่ยนทีมวิทยากรจะดีกว่าครับ ยังไงก็คงต้องลองสอบถามข้อมูลจากทีมวิทยากรแต่ละทีมดูอีกที เพื่อประกอบการพิจารณาครับ
เหนื่อยหรือยังครับ ? เห็นมั้ยครับว่า การจะจัด OD แต่ละครั้งเนี่ย มันยากเย็นแสนเข็ญขนาดไหน แต่เราก็ยังมีคำถามที่ต้องถามเพิ่มอีกครับ นั่นก็คือ...
ที่จริงแล้ว คำถามเรื่อง "สถานที่" เป็นคำถามที่ตอบได้ง่ายมากๆ ครับ เพียงแค่เราต้องตอบ 2 คำถามแรกให้ได้เสียก่อน เพราะคนที่จะช่วยเราตอบคำถามนี้ได้ดีมากๆ ก็คือ "วิทยากร" ที่เราจะเชิญเขามานั่นแหละครับ หลายหน่วยงานทำผิดพลาดอย่างมหันต์ โดยไปติดต่อสถานที่จัดสัมมนาไว้ก่อน แล้วถึงค่อยหาวิทยากรทีหลัง เรื่องนี้เราคงต้องย้ำกันมากๆ เลยครับว่า รูปแบบการทำOD ของวิทยากรแต่ละทีมนั้นมีความแตกต่างกันพอสมควร ดังนั้น มันจะส่งผลถึงสถานที่ที่เราจะใช้ในการจัดสัมมนาด้วย เช่น ในห้องสัมมนาหรือกลางแจ้ง ขนาดของห้องสัมมนาที่เหมาะสม ระบบแสง สี เสียงของห้องสัมมนา ฯลฯ ดังนั้น วิธีที่ง่ายที่สุดที่ทำให้เราไม่ต้องเหนื่อยมากกับคำถามนี้ ก็คือ "ถามวิทยากรเลยครับ" ว่าต้องการสถานที่แบบไหน หรืออาจจะขอคำแนะนำจากวิทยากรก็ได้ว่า จะจัดที่ไหนดี โดยเราอาจจะกำหนดกรอบกว้างๆที่เราต้องการ เช่น ต้องการประมาณรีสอร์ทตามเขาหรือชายทะเล ภาคไหน จังหวัดไหน งบประมาณมีเท่าไหร่ ฯลฯ ซึ่งท่านจะได้ทางเลือกมากมายและใช้งานได้จริง เพราะต้องยอมรับว่าอาจารย์ที่เราตัดสินใจเชิญมาเป็นวิทยากรให้นั้น ท่านน่าจะมีประสบการณ์และข้อมูลในเรื่องนี้ดีกว่าเราแน่นอน
ส่วนคำถามที่ 2 คือ จัดในหน่วยงานของเราเองได้มั้ย ? ก็ต้องตอบว่า ถ้าเป็นไปได้ควรหลีกเลี่ยงครับ เพราะบรรยากาศที่จะทำให้การจัดODประสบความสำเร็จได้นั้น จะต้องเป็นบรรยากาศที่ทำให้ผู้เข้าอบรมเกิดความรู้สึกผ่อนคลาย อิสระ และปลอดภัย ดังนั้น การจัดสัมมนาODในสถานที่ จึงมักจะเป็นข้อห้ามข้อแรกๆ เลยครับ แต่ถ้ามีความจำเป็นจริงๆ เช่น มีข้อจำกัดเรื่องงบประมาณ ไม่สามารถเคลื่อนย้ายบุคลากรออกนอกสถานที่ได้ด้วยเหตุผลบางประการ ฯลฯ การจัดอบรมODในสถานที่ก็ดีกว่าไม่จัดครับ แต่ควรจัดในวันหยุดเสาร์-อาทิตย์หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ก็ได้ตามสมคาร เพื่อให้มั่นใจว่า ผู้เข้าอบรมจะมีอิสระจากภาระงานประจำ ในกรณีที่หน่วยงานผู้จัดเป็นโรงพยาบาลของรัฐ ซึ่งต้องมีบุคลากรบางส่วนมาปฏิบัติงานในช่วงวันหยุดด้วย ถ้าสามารถจัดหาบุคลากร part time มาช่วยทำงานในวันที่จัดสัมมนาด้วยก็จะดีมากๆ เลยครับ
อันที่จริงเรื่องที่เราจะจัดเมื่อไหร่ กับเราจะจัดที่ไหน มันมีความสัมพันธ์กันอย่างแยกไม่ออกครับ เพราะถ้ารูปแบบที่จัดใช้แต่ในห้องสัมมนา จะจัดช่วงไหนของปีก็ได้ครับ ไม่ค่อยมีปํญหามาก แต่เลี่ยงหน้าฝนหน่อยก็จะดีครับ เพราะน่าจะสะดวกในการเดินทางมากกว่า ทั้งการเดินทางจากหน่วยงานไปยังสถานที่สัมมนาหรือการเดินทางจากห้องพักไปเข้าห้องสัมมนา (โดยเฉพาะสถานที่ๆห้องสัมมนาแยกออกไปอยู่นอกตัวอาคารที่พัก) แต่ถ้ารูปแบบในการสัมมนาเป็นแบบกลางแจ้ง (Outdoor) ก็คงต้องเลือกในช่วงอื่นๆที่ไม่ใช่หน้าฝนครับ ถ้าเป็นช่วงหน้าหนาวได้จะดีมากๆ เพราะเวลาทำกิจกรรมจะได้ไม่ค่อยเหนื่อยง่ายหรือร้อนเกินไป แต่ถ้าจะให้ชัวร์นะ ผมว่าปรึกษา "อาจารย์" ที่จะเป็นวิทยากรให้นั่นล่ะครับง่ายสุด ไม่ต้องปวดหัวอยู่คนเดียว (ใช้ให้คุ้มครับ ไหนๆก็จะเชิญท่านมาเป็นวิทยากรแล้ว)
ผมว่าเราคิดมากไปหรือเปล่า ? ปกติเวลาที่เราไปหาคุณหมอ เราต้องคิดไว้ก่อนไหมครับว่า เราจะให้คุณหมอรักษาเราอย่างไร ? ใช้ยาอะไรบ้าง ? ถ้าต้องทำอย่างนั้น ผมว่าเราน่าจะรักษาตัวเองได้นะครับ ไม่ต้องไปหาหมอหรอก! ในทางปฏิบัติแล้ว เราก็แค่เล่าอาการเจ็บป่วยของเราให้คุณหมอทราบ ซึ่งคุณหมอก็จะซักประวัติและตรวจร่างกายเพิ่มเติม หรืออาจจะมีการตรวจLabที่จำเป็นบ้าง หลังจากนั้น คุณหมอก็จะสามารถวินิจฉัยได้ว่า เราป่วยเป็นโรคอะไร และจะให้การรักษาด้วยวิธีไหน ต้องใช้ยาอะไร ซึ่งคุณหมอก็คงต้องซักถามเพิ่มเติมถึงประวัติการเจ็บป่วยและการรักษาที่ผ่านมาด้วย เพื่อประกอบการพิจารณาในการรักษาครั้งนี้ ซึ่งในการทำ OD ก็เช่นกัน เราไม่ควรไปกำหนดรายละเอียดในการจัดสัมมนาไว้ก่อนล่วงหน้า เพราะถึงเราจะเคยผ่านการสัมมนา OD มาหลายครั้งก็ตาม แต่เราก็ควรต้องเชื่อใจและไว้ใจในดุลยพินิจของวิทยากรด้วยครับ ไม่อย่างนั้น เราจะไปเชิญท่านมาเป็นวิทยากรให้เราทำไม ให้บอกแค่ว่า เราต้องการผลลัพธ์อะไรจากการจัดสัมมนาครั้งนี้ อะไรคือข้อจำกัดของเรา เคยจัดสัมมนา OD กับวิทยากรทีมไหนมาแล้วบ้าง คุยกันให้หมดเปลือกเลยครับ วิทยากรเขาจะได้จัดกิจกรรมได้อย่างเหมาะสมและไม่ซ้ำกับที่เราเคยผ่านมา
หวังว่าข้อมูลข้างต้น คงจะทำให้องค์กรของท่านจัดกิจกรรม OD ครั้งต่อไปได้อย่างมั่นใจ โดยไม่ต้องมีคำถามตามมามากมายหลังเสร็จสิ้นการสัมมนา ซึ่งมันคงสายเกินไปที่จะแก้ไขอะไรๆให้ดีขึ้นมาได้ ผมไม่อยากให้ท่านต้องมาลองผิดลองถูก เพราะมันทั้งเสียเวลา เสียเงินเสียทอง และที่สำคัญกว่านั้น คือ "เสียความรู้สึก" ซึ่งความสูญเสียดังกล่าวเราสามารถหลีกเลี่ยงได้ ถ้าเราได้ศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องมาก่อนอย่างเพียงพอ
ผู้บริหารหลายท่านอาจจะรู้สึกดีใจ ที่บรรยากาศขององค์กรดีขึ้นในชั่วข้ามคืนของการทำOD (บุคลากรเข้าอกเข้าใจกัน ให้อภัยกัน เลิกหวาดระแวงกัน ทุกคนหันหน้าเข้าหากัน ถ้อยทีถ้อยอาศัยกัน ทุกคนมีไฟในการทำงาน ฯลฯ) และยังแอบหวังอีกด้วยว่าบรรยากาศดีๆแบบนี้จะคงอยู่ชั่วนิรันดร์ แต่ฝันก็ต้องสลาย เพราะเมื่อกลับจาก OD แล้วประมาณไม่เกิน 3 เดือน ทุกสิ่งทุกอย่างก็กลับไปเป็นเหมือนเดิม แล้วเราก็มานั่งสงสัยว่า "ทำไมน้าาา ? อุตส่าห์เสียเงินเสียทองไปตั้งมากมาย..สุดท้ายก็เหมือนเดิม!" ถ้าอย่างนั้น เราคงต้องมาทำความเข้าใจกันเสียก่อนว่า หลักการหรือแนวคิดหลักของ OD มันเป็นอย่างไร และหากเราเข้าใจทุกสิ่งอย่างแล้ว ข้อสงสัยทั้งหลายก็จะได้รับการคลี่คลายในที่สุดครับ
การที่เราจะปรับเปลี่ยนความคิดและทัศนคติของคนในองค์กรได้นั้น เราต้องเข้าใจหลักในการทำงานของสมองเสียก่อนว่า สมองก็เปรียบเสมือน "เครื่องจักรผลิตความคิดและทัศนคติ" หลักการทำงานของมันมีอยู่ว่า" ไม่ว่าเราจะเอาวัตถุดิบ(ข้อมูล)อะไรใส่เข้าไป ผลผลิต(ความคิดและทัศนคติ)ที่ได้ก็จะเป็นประมาณนั้น" ถ้าเราใส่ข้อมูลที่เป็นลบเข้าไป ความคิดและทัศนคติที่ออกมาก็จะเป็นลบ แต่ถ้าเราเลือกใสข้อมูลที่เป็นบวก ความคิดและทัศนคติที่ออกมาก็จะเป็นบวก ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจอะไร ที่เราจะสังเกตได้ว่าความรู้สึกดีๆของผู้เข้าสัมมนาสามารถเกิดขึ้นได้ในช่วงเวลาสั้นๆระหว่างการทำ OD (วันแรกของการสัมมนา) เพราะในช่วงที่ทำ OD นั้น ผู้เข้าสัมมนาจะได้รับแต่ข้อมูลที่เป็นบวกเกือบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการที่เราได้ไปอยู่ในสถานที่ที่สวยงาม บรรยากาศผ่อนคลาย อาหารอร่อย กิจกรรมสนุกสนาน ความรู้สึกดีๆและกำลังใจจากเพื่อนๆ สาระดีๆที่สามารถนำไปปรับใช้ในชีวิตได้ ฯลฯ แต่เมื่อพวกเขาเดินทางกลับจากการสัมมนา ก็จะต้องมาเจอกับสิ่งลบๆที่รออยู่มากมาย อาทิ ผู้บริหารจอมเผด็จการ หัวหน้างานขี้โมโห เพื่อนร่วมงานที่ชอบเอาเปรียบ ลูกค้าที่ชอบเอาแต่ใจ ภรรยาขี้บ่น สามีขี้เมา ฯลฯ พอจะจินตนาการได้ใช่ไหมครับว่าจะเกิดอะไรขึ้น เพราะฉนั้นก็คงไม่แปลก ที่ระดับความคิดและทัศนคติของเขาจะค่อยๆเป็นลบมากขึ้น และสุดท้ายทุกอย่างก็จะกลับไปเป็นเหมือนเดิม!
โดยสรุปแล้ว กิจกรรมOD เป็นการสัมมนาที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงความคิดและทัศนคติได้อย่างรวดเร็ว (Dramatic) แต่ผลของมันจะคงอยู่ในช่วงระยะเวลาหนึ่งเท่านั้น (ประมาณไม่เกิน 3 เดือน) หากท่านต้องการที่จะรักษาบรรยากาศที่ดีขององค์กรเอาไว้ให้ได้นานๆ ท่านจำเป็นที่จะต้องสร้างระบบ (System) ที่สามารถเติมข้อมูลที่เป็นบวก (Positive Data) ให้ผู้คนในองค์กรได้อย่างต่อเนื่อง มีกระบวนการ (Process) ที่ชัดเจนเป็นรูปธรรม ซึ่งจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างค่อยเป็นค่อยไปทั่วทั้งองค์กร โดยเริ่มที่ผู้บริหารก่อน (ผู้นำทำเป็นตัวอย่าง) แล้วจึงขยายผลสู่ผู้ปฏิบัติ ใช้การเสริมแรงทางบวก (Positive Reinforcements) ในการสร้างแรงจูงใจทั้งภายนอกและภายใน (External & Internal Motivation) และจะต้องปฏิบัติจนกระทั่งระบบใหม่นี้ได้หลอมรวมเป็นอันหนึ่งอันเดียวกับระบบอื่นๆขององค์กร มิใช่เป็นแค่โครงการพิเศษโครงการหนึ่ง มิเช่นนั้นแล้ว เราก็คงยังต้องวนเวียนอยู่กับการแก้ปัญหาเดิมๆนี้อย่างไม่มีวันจบสิ้น